Regimul juridic al activităţii electronice notariale Legea nr. 589/2004 din 15/12/2004
Publicata în Monitorul Oficial, Partea I nr. 1227 din 20/12/2004 privind regimul juridic al activităţii electronice notariale
CAPITOLUL I Dispoziţii generale
CAPITOLUL II Competenţa notarilor publici în materia actelor notariale în forma electronică
CAPITOLUL III Autorizarea notarilor publici pentru efectuarea de acte notariale în forma electronică
CAPITOLUL IV Furnizarea serviciilor specifice efectuării actelor notariale în forma electronică
CAPITOLUL V Actele notariale în forma electronică
CAPITOLUL VI Evidenţele notariale electronice
CAPITOLUL VII Registrul notarilor publici autorizaţi să efectueze acte notariale în forma electronică
CAPITOLUL VIII Omologarea sistemelor informatice
CAPITOLUL IX Contravenţii şi sancţiuni
CAPITOLUL X Dispoziţii tranzitorii şi finale
CAPITOLUL I
Dispoziţii generale
Art. 1. - Prezenta lege stabileşte regimul juridic al actelor notariale în forma electronică, îndeplinite de notarul public în cadrul activităţii notariale reglementate prin Legea notarilor publici şi a activităţii notariale nr. 36/1995, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi de misiunile diplomatice şi oficiile consulare ale României.
Art. 2. - (1) Actele notariale în forma electronică instrumentate de notarul public trebuie să îndeplinească, sub sancţiunea nulităţii absolute, următoarele condiţii:
a) sa fie efectuate în forma electronică;
b) să fie semnate cu semnătura electronică extinsă a notarului public, bazată pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat. Certificatele emise pentru notarii publici vor conţine informaţii privind biroul notarial, stabilite prin reglementări de către autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu;
c) să îndeplinească condiţiile de fond prevăzute de lege privind operaţiunea juridică pe care o consemnează.
(2) Notarul public şi celelalte instituţii prevăzute la art. 1 au obligaţia să verifice îndeplinirea tuturor condiţiilor prevăzute la alin. (1).
Art. 3. - Actele notariale în forma electronica au acelaşi regim juridic ca şi actele notariale îndeplinite in temeiul Legii nr. 36/1995, cu modificările şi completările ulterioare.
Art. 4. - (1) Valabilitatea în străinătate a actului notarial în forma electronică este stabilită prin convenţii internaţionale la care România este parte.
(2) Documentele în forma electronică provenind de la autorităţile sau notariatele altui stat pot fi luate în considerare de notarii publici în instrumentarea unui act notarial în forma electronica numai dacă semnăturile electronice străine sunt bazate pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat.
CAPITOLUL II
Competenta notarilor publici în materia actelor notariale
în forma electronica
Art. 5. - Următoarele acte notariale pot fi îndeplinite în forma electronică:
a) legalizarea copiilor electronice de pe documentele originale;
b) darea de dată certă prin marcare temporala a documentelor ce îndeplinesc condiţiile prevăzute la art. 2 alin. (1) şi atestarea locului unde s-au încheiat acestea;
c) primirea şi păstrarea în arhiva electronică a documentelor ce îndeplinesc condiţiile prevăzute la art. 2 alin. (1);
d) legalizarea traducerilor în forma electronică;
e) eliberarea de duplicate;
f) alte operaţiuni prevăzute de lege.
Art. 6. - (1) Notarul public autorizat să efectueze acte notariale în forma electronica are competenţa generală, în condiţiile prezentei legi.
(2) Competenţa celorlalte instituţii prevăzute la art. 1 se stabileşte în conformitate cu Legea nr. 36/1995, cu modificările şi completările ulterioare, care se aplică in mod corespunzător.
CAPITOLUL III
Autorizarea notarilor publici pentru efectuarea de acte
notariale în forma electronica
Art. 7. - (1) Actele notariale în forma electronică pot fi instrumentate de notarii publici numai după obţinerea unei autorizaţii din partea autorităţii de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu.
(2) În vederea emiterii autorizaţiei prevăzute la alin. (1), notarii publici trebuie să îndeplinească următoarele condiţii:
a) să dispună de mijloace financiare şi resurse materiale, tehnice şi umane corespunzătoare pentru garantarea securităţii, fiabilităţii şi continuităţii serviciilor notariale în forma electronică;
b) să utilizeze un sistem informatic omologat, în conformitate cu normele emise de autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu;
c) să asigure operarea rapidă şi sigură a înregistrării actelor notariale în forma electronică, cu respectarea structurii registrelor notariale stabilite prin regulamentul aprobat de Ministerul Justiţiei;
d) să asigure posibilitatea de a se determina cu precizie data şi ora exactă a întocmirii actului notarial;
e) sa dispună de mijloace corespunzătoare, conform dispoziţiilor legale si procedurilor descrise in reglementările emise de autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu, pentru verificarea identităţii solicitantului si valabilitatea semnăturii electronice extinse a acestuia;
f) să folosească personal cu cunoştinţe de specialitate în domeniul tehnologiei semnăturii electronice şi o practică suficientă în ceea ce priveşte procedurile de securitate corespunzătoare;
g) să aplice procedurile administrative şi de gestiune adecvate şi care corespund standardelor recunoscute;
h) să adopte măsuri de securitate împotriva falsificării actelor notariale în forma electronică şi să garanteze confidenţialitatea în cursul procesului de generare şi arhivare a acestora;
i) să păstreze toate informaţiile cu privire la un act notarial în forma electronică pe perioada stabilită în conformitate cu normele tehnice privind activitatea de păstrare a documentelor create şi primite de birourile notarilor publici, Camerele notarilor publici şi Uniunea Naţională a Notarilor Publici din România, conform normelor emise de autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu;
j) să utilizeze sisteme omologate pentru arhivarea actelor notariale în forma electronică;
k) orice alte condiţii stabilite de autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu.
(3) Autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu are obligaţia de a notifica Uniunii Naţionale a Notarilor Publici din România acordarea fiecărei autorizaţii, o data cu eliberarea acesteia către notarul public care o solicita.
(4) Uniunea Naţională a Notarilor Publici din România este obligata să notifice autorităţii de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu excluderea, suspendarea sau încetarea suspendării din profesie a notarilor publici.
Art. 8. - (1) Notarii publici sunt obligaţi să notifice, în prealabil, autorităţii de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu orice modificare a sistemului informatic omologat.
(2) Autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu se va pronunţa asupra avizării modificărilor aduse, în termen de 15 zile de la înregistrarea notificării.
Art. 9. - (1) In cazul modificării datelor de identificare a notarului public sau a biroului notarial, este necesară actualizarea autorizaţiei eliberate conform art. 7.
(2) Notarul public are obligaţia să notifice autorităţii de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu, în termen de 24 de ore, orice modificare survenită în legătură cu datele de identificare. Autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu are obligaţia să verifice noile date de identificare şi, în cazul în care acestea respectă legislaţia în vigoare, să actualizeze în cel mult 48 de ore autorizaţia deţinută de biroul notarial.
Art. 10. - In perioada necesară actualizării autorizaţiei sau a suspendării din profesia de notar public este interzisă efectuarea de acte notariale în forma electronică.
Art. 11. - (1) Autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu este obligată să verifice periodic respectarea condiţiilor prevăzute la art. 7 alin. (2) lit. b), d), e), g), h) şi j) pentru a supraveghea aplicarea dispoziţiilor prezentei legi şi a reglementarilor emise de aceasta.
(2) In cazul nerespectării condiţiilor prevăzute la art. 7 alin. (2) lit. b), d), e), g), h) si j), autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu dispune suspendarea sau, după caz, retragerea autorizaţiei.
Art. 12. - Actele emise de autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată in domeniu în exerciţiul atribuţiilor conferite prin prezenta lege sunt acte administrative şi pot fi atacate în condiţiile prevăzute de Legea contenciosului administrativ nr. 29/1990, cu modificările ulterioare.
CAPITOLUL IV
Furnizarea serviciilor specifice efectuării actelor
notariale în forma electronică
Art. 13. - (1) Furnizarea serviciilor specifice efectuării actelor notariale în forma electronică se va realiza de către furnizorii de servicii de certificare calificată, acreditaţi de către Autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu şi Uniunea Naţională a Notarilor Publici din România, denumiţi în continuare furnizori de servicii electronice notariale.
(2) Furnizorii de servicii electronice notariale îndeplinesc atribuţiile furnizorilor de servicii de certificare calificată, prevăzute de Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică.
Art. 14. - (1) Furnizorii de servicii electronice notariale au obligaţia de a comunica autorităţii de reglementare si supraveghere specializată în domeniu toate informaţiile referitoare la procedurile de securitate şi de certificare utilizate, precum şi orice alte informaţii cerute de aceasta.
(2) Furnizorii de servicii electronice notariale au obligaţia de a comunica autorităţii de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu, cu cel puţin 10 zile înainte, orice intenţie de modificare a procedurilor de securitate şi de certificare, cu precizarea datei şi orei la care modificarea intră în vigoare, precum şi obligaţia de a confirma în termen de 24 de ore modificarea efectuată.
(3) In cazurile de urgenta, în care securitatea serviciilor de certificare este afectată, furnizorul poate efectua modificări ale procedurilor de securitate şi de certificare, urmând să comunice, în termen de 24 de ore, autorităţii de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu modificările efectuate şi justificarea deciziei luate.
CAPITOLUL V
Actele notariale în forma electronică
Art. 15. - (1) Actele notariale în forma electronică se îndeplinesc cu respectarea regulilor de fond privind procedura actelor notariale reglementata prin Legea nr. 36/1995, cu modificările şi completările ulterioare.
(2) Este interzisă utilizarea pseudonimului în efectuarea de acte notariale în forma electronica.
Art. 16. - (1) Cererile pentru întocmirea unui act notarial electronic pot fi înaintate notarului public, în forma electronică, în acest caz fiind semnate cu semnătura electronică extinsă a solicitantului.
(2) In cazul în care cererea este făcută prin reprezentant, se va anexa actul în baza căruia părţile sunt reprezentate, care poate fi şi în forma electronică dacă este semnat cu semnătura electronică extinsă a părţilor.
Art. 17. - (1) In termen de 24 de ore de la primirea cererii în forma electronică, notarul public va efectua verificările necesare cu privire la legalitatea actului notarial solicitat, va stabili identitatea părţilor, prin verificarea semnăturii electronice extinse, şi va trimite către solicitant un mesaj de răspuns în care va indica, după caz, taxele de timbru si onorariul aferente actului sau motivele de refuz al efectuării actului notarial solicitat în forma electronică.
(2) După primirea confirmării de achitare a taxelor de timbru şi a onorariului, notarul public este obligat ca, în termen de 24 de ore, să îndeplinească actul notarial solicitat.
(3) Onorariul va fi stabilit in conformitate cu prevederile art. 28 alin. 2 lit. c) din Legea nr. 36/1995, cu modificările şi completările ulterioare.
(4) Termenele prevăzute la alin. (1) si (2) pot fi reduse în schimbul unei taxe de urgenţă.
Art. 18. - Încheierea notariala electronică prin care se constata îndeplinirea unui act notarial electronic va cuprinde următoarele elemente:
a) adresa electronică a notarului public;
b) denumirea încheierii şi numărul acesteia;
c) data şi ora îndeplinirii actului notarial electronic;
d) numele şi prenumele notarului public;
e) locul unde s-a îndeplinit actul notarial electronic;
f) semnătura electronica extinsă a părţilor, dacă este cazul;
g) semnătura electronica extinsă a solicitantului, în cazul în care acesta este o altă persoană decât partea;
h) semnătura electronică extinsă a notarului public;
i) numărul şi data eliberării autorizaţiei de îndeplinire a actelor notariale în forma electronica, precum şi data expirării autorizaţiei.
Art. 19. - (1) Notarul public poate efectua legalizarea copiilor electronice de pe un document în forma materială, care se afla în arhiva notarului public sau este prezentat de părţi ca original, numai după confruntarea copiei electronice cu originalul in forma materiala.
(2) In încheierea notarială electronică prin care se legalizează copia electronică se va face menţiune despre originalul documentului şi despre conformitatea copiei electronice cu originalul.
(3) Copiile legalizate electronice de pe documentele din arhiva notarului public se eliberează numai părţilor, succesorilor şi reprezentanţilor legali ai acestora, precum şi persoanelor care justifică un drept sau un interes legitim.
Art. 20. - Încheierea notariala electronică prin care se consemnează primirea în arhiva electronică va cuprinde, pe lângă elementele prevăzute la art. 18, următoarele menţiuni:
a) lista documentelor electronice primite, identificate individual;
b) datele de identificare a deponentului şi datele de identificare a persoanei căreia trebuie să i se predea documentele electronice;
c) termenul de păstrare.
Art. 21. - (1) Traducerile în forma electronică pot fi legalizate de notarul public dacă poartă semnătura electronică extinsă a unui traducător autorizat, conform legii.
(2) In cazul prevăzut la alin. (1), încheierea de legalizare va cuprinde elementele prevăzute la art. 18 lit. a)-e), h) şi i) şi semnătura electronică extinsă a traducătorului autorizat.
Art. 22. - In situaţia dispariţiei unui act notarial în forma electronică se va proceda la eliberarea duplicatului acelui act, la cererea părţilor sau, după caz, a succesorilor acestora, prin consultarea arhivei electronice a notarului public care a întocmit iniţial acel act.
Art. 23. - (1) In cazul în care un act notarial în forma electronică dispare atât de la părţi, cat şi din arhiva electronică a notarului, reconstituirea se va face de către biroul notarului public care a întocmit actul, cu notificarea prealabilă a tuturor părţilor sau, după caz, a succesorilor acestora, prin consultarea copiei arhivei electronice a notarului.
(2) Dispoziţiile alin. (1) se aplică în mod corespunzător şi în cazul în care actul notarial dispărut a fost efectuat de instituţiile abilitate prevăzute la art. 1.
CAPITOLUL VI
Evidenţele notariale electronice
Art. 24. - (1) Notarul public este obligat să păstreze în arhiva electronică actele notariale în forma electronică pe care le instrumentează, pe perioada stabilită în conformitate cu normele tehnice privind activitatea de păstrare a documentelor create şi primite de birourile notarilor publici, Camerele notarilor publici si Uniunea Naţională a Notarilor Publici din România.
(2) Prevederile art. 102 din Legea nr. 36/1995, cu modificările şi completările ulterioare, se aplică în mod corespunzător.
Art. 25. - (1) Notarul public va ţine la zi un registru general în forma electronică al tuturor actelor notariale în forma electronică pe care le efectuează.
(2) Forma registrului general şi modul de ţinere şi efectuare a înregistrărilor se stabilesc de Ministerul Justiţiei, prin reglementari.
Art. 26. - Notarul public va tine si o evidenta financiar-contabila in forma electronica. Modul de completare si de tinere a acestor evidente se stabileşte de Ministerul Finanţelor Publice si Ministerul Justiţiei prin norme metodologice, in termen de 60 de zile de la intrarea in vigoare a prezentei legi.
CAPITOLUL VII
Registrul notarilor publici autorizaţi sa efectueze acte
notariale in forma electronica
Art. 27. - La data intrării în vigoare a prezentei legi se înfiinţează Registrul notarilor publici autorizaţi să efectueze acte notariale în forma electronică, denumit în continuare registru, constituit şi actualizat de autoritatea de reglementare si supraveghere specializată în domeniu.
Art. 28. - (1) Înregistrarea în registrul prevăzut la art. 27 a datelor de identificare şi a informaţiilor necesare cu privire la activitatea notarilor publici care efectuează acte notariale în forma electronică se face pe baza de cerere individuală, depusă la autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu cel mai târziu la data începerii activităţii.
(2) Conţinutul obligatoriu al cererii prevăzute la alin. (1) şi documentaţia necesară se stabilesc de către autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu.
Art. 29. - (1) Registrul este public şi se actualizează permanent.
(2) Condiţiile ţinerii registrului, accesul efectiv la informaţiile pe care le conţine, informaţiile care pot fi oferite solicitanţilor şi modul de actualizare a registrului se stabilesc de către autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu.
CAPITOLUL VIII
Omologarea sistemelor informatice
Art. 30. - (1) Conformitatea sistemelor informatice utilizate de notarii publici cu normele de securizare a informaţiei prelucrate sau arhivate se verifica de către agenţii de omologare, persoane juridice de drept public sau de drept privat, agreate de autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu, in condiţiile stabilite prin reglementari emise de aceasta.
(2) In urma îndeplinirii procedurii de verificare se emite certificatul de omologare a sistemului informatic. Certificatul poate fi retras in cazul in care agenţia de omologare constata ca sistemul informatic nu mai îndeplineşte criteriile prevăzute in normele de securizare a informaţiei prelucrate sau arhivate.
(3) Condiţiile si procedura de agreare a agenţiilor de omologare se stabilesc prin reglementari de către autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu.
(4) Decizia de agreare se emite de către autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu.
CAPITOLUL IX
Contravenţii si sancţiuni
Art. 31. - Constituie contravenţie fapta notarului public care:
a) efectuează acte notariale in forma electronica fără autorizaţia prevăzută la art. 7 alin. (1);
b) efectuează acte notariale pe perioada suspendării din profesie sau pe perioada necesara actualizării autorizaţiei;
c) omite sa efectueze notificarea prevăzută la art. 8 alin. (1);
d) omite sa efectueze notificarea prevăzută la art. 9 alin. (2).
Art. 32. - Contravenţiile prevăzute la art. 31 se sancţionează după cum urmează:
a) cu amenda de la 10.000.000 lei la 250.000.000 lei, cele de la lit. a) si b);
b) cu amenda de la 5.000.000 lei la 50.000.000 lei, cele de la lit. c) si d).
Art. 33. - Constatarea contravenţiilor si aplicarea sancţiunilor prevăzute la art. 31 si 32 sunt de competenta personalului cu atribuţii de control din cadrul autorităţii de reglementare si supraveghere specializata in domeniu.
Art. 34. - Cuantumul amenzilor prevăzute in prezenta lege poate fi actualizat prin hotărâre a Guvernului, in funcţie de evoluţia indicelui inflaţiei.
Art. 35. - Contravenţiilor prevăzute la art. 31 le sunt aplicabile prevederile Ordonanţei Guvernului nr. 2/2001 privind regimul juridic al contravenţiilor, aprobata cu modificări si completări prin Legea nr. 180/2002, cu modificările ulterioare.
CAPITOLUL X
Dispoziţii tranzitorii si finale
Art. 36. - Procedura de acordare, actualizare si reînnoire a autorizaţiei va fi stabilita de autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu prin reglementari specifice, in termen de 60 de zile de la data intrării in vigoare a prezentei legi.
Art. 37. - In termen de 60 de zile de la intrarea in vigoare a prezentei legi, autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu va elabora reglementările referitoare la normele de performanta si securitate cu privire la sistemele informatice utilizate de notarii publici, transmiterea documentelor electronice si păstrarea acestora in arhive.
Art. 38. - (1) Cheltuielile efectuate pentru investiţii, dotări si alte utilităţi necesare desfăşurării activităţii electronice notariale se scad din veniturile brute, pe o durata de 2 ani de la începerea acestei activităţi.
(2) Cheltuielile pentru modificarea si perfecţionarea sistemelor informatice utilizate in activitatea electronica notariala se scad din veniturile impozabile aferente anului fiscal in care s-a efectuat investiţia.
Art. 39. - Notarii publici autorizaţi in condiţiile art. 7 vor putea începe activitatea electronica notariala in termen de 90 de zile de la intrarea în vigoare a prezentei legi.
Art. 40. - Dispoziţiile prezentei legi se completează cu prevederile Legii nr. 36/1995, cu modificările şi completările ulterioare, şi ale Legii nr. 455/2001.
Această lege a fost adoptată de Parlamentul României, cu respectarea prevederilor art. 75 şi ale art. 76 alin. (2) din Constituţia României, republicată.
PREŞEDINTELE CAMEREI DEPUTAŢILOR PREŞEDINTELE SENATULUI
VALER DORNEANU NICOLAE VACAROIU
Bucureşti, 15 decembrie 2004.
Nr. 589.
